Direction opérationnelle: Exigences de soumission des données pour le secteur de la santé mentale et de la lutte contre les dépendances

En mars 2020, le gouvernement de l’Ontario a présenté la Feuille de route pour le mieux-être, la stratégie provinciale visant à bâtir un système plus complet et interrelié de soins de santé mentale et de lutte contre les dépendances. Le Centre d’excellence pour la santé mentale et la lutte contre les dépendances de Santé Ontario a un mandat prescrit par la loi pour mettre en œuvre la Feuille de route. Favoriser l’amélioration de la qualité grâce aux données et au numérique est une initiative clé visant à faciliter la prestation de meilleurs soins, à rendre compte du rendement et à suivre la valeur des investissements grâce à une collecte de données solide et fiable dans toute la province. L’objectif de l’initiative sur les données et le numérique comprend ce qui suit :

1. Élaborer un ensemble de données provinciales normalisées pour offrir des perspectives significatives sur le système de santé tout au long de la vie.
2. Créer un dépôt central des données sur la santé mentale et la lutte contre les dépendances à Santé Ontario.
3. Avoir la capacité de cartographier le parcours du client pour avoir une image complète de la façon dont les clients en santé mentale et en toxicomanie utilisent le système de soins de santé.
4. Réduire le fardeau des données pour les fournisseurs en éliminant la collecte manuelle de données à des fins d’établissement de rapports provinciaux.
5. Fournir au secteur de la santé mentale et de la lutte contre les dépendances des rapports et des analyses significatifs pour stimuler l’amélioration de la qualité.
6. Un objectif à long terme de fournir un accès en temps réel à une gamme de dossiers de santé électroniques pour les clients et les fournisseurs.

Au cours des deux dernières années, les travaux visant à soutenir ces points ont inclus l’établissement d’un ensemble de données provinciales sur la santé mentale et les dépendances, la création d’un dépôt central pour recevoir les données et la collaboration avec les fournisseurs de services de santé pour nous assurer que nous sommes en mesure de recevoir directement les données des systèmes de gestion des clients au point des soins.

À l’avenir, la soumission des données sera obligatoire à l’échelle provinciale pour tous les fournisseurs communautaires de services de santé mentale et de lutte contre les dépendances recevant un financement du ministère de la Santé ou de Santé Ontario pour des programmes de santé mentale et de lutte contre les dépendances communautaires ou ambulatoires pour adultes. Cela soutiendra une collecte de données solide et fiable dans tout l’Ontario qui permettra d’effectuer une surveillance au niveau provincial des services, une planification fondée sur des données probantes et des allocations de financement plus équitables, ainsi que la production de rapports et l’analyse tout au long du parcours du client. Le but de cette directive opérationnelle est de fournir des exigences claires concernant les attentes en matière de soumission des données.

Directive opérationnelle

Aux fins de cette directive opérationnelle, le terme « fournisseurs de services de santé mentale et de lutte contre les dépendances » désigne tous les fournisseurs communautaires de services de santé mentale et de lutte contre les dépendances recevant un financement du ministère de la Santé ou de Santé Ontario pour des programmes de santé mentale communautaires ou ambulatoires pour adultes, ainsi que les fournisseurs de services de lutte contre les dépendances pour les jeunes qui reçoivent un financement pour les centres fonctionnels de lutte contre les dépendances et qui soumettent actuellement des rapports dans Catalyst.

En vertu de cette directive opérationnelle, tous les fournisseurs communautaires de services de santé mentale et de lutte contre les dépendances sont tenus de soumettre des données à Santé Ontario. Cela comprendra ce qui suit :

1. Soumission de l’ensemble de données provinciales sur la santé mentale et les dépendances.
2. Soumission des numéros du Régime d’assurance-santé de l’Ontario des clients dans l’ensemble de données provinciales, pour la plupart des centres fonctionnels de santé mentale et de lutte contre les dépendances (voir l’annexe pour obtenir une liste des exclusions), afin d’assurer la visibilité de l’ensemble du parcours du client auprès de tous les fournisseurs et secteurs de soins de santé.

La mise en œuvre de la collecte de données en conformité avec cette directive opérationnelle se fera de manière progressive. Les fournisseurs de services de santé auront deux ans pour se conformer à une soumission électronique automatique (système de gestion des fournisseurs et des clients conformes) ou pour fournir des soumissions indépendantes directement à Santé Ontario de manière à respecter toutes les normes (voir l’annexe). Entre-temps, Santé Ontario peut exiger la soumission des données par d’autres moyens (transfert de fichiers sécurisé) jusqu’à ce que la conformité avec une option de soumission soit possible.

Options de soumission des données pour les fournisseurs de services de santé mentale et de lutte contre les dépendances

1. Soumission directe au moyen des systèmes de gestion des clients et des fournisseurs
   • Les fournisseurs de services de santé soumettent des données par le biais d’un système de gestion des clients et des fournisseurs, conforme à l’ensemble de données provinciales (voir l’annexe pour consulter la liste et une note importante sur Catalyst)
   • Les fournisseurs de services de santé peuvent s’associer aux fins de conformité (le cas échéant).
2. Soumission indépendante respectant toutes les normes de données et de sécurité applicables.
   • Les fournisseurs de services de santé peuvent soumettre de façon indépendante ou en partenariat des données directement à Santé Ontario, en respectant toutes les normes de données et de sécurité (par exemple, une voie de soumission automatisée facilitée par Fast Healthcare Interoperability Resources ou une méthode de transfert de fichiers sécurisée manuelle approuvée par Santé Ontario).
   • Exemples de partenariats comprennent des groupes de systèmes d’information hospitaliers | Équipes Santé Ontario | Services partagés | Intégrations régionales.

Remarque : Tout fournisseur de services de santé qui choisit de ne pas soumettre de données compromettra tout financement futur.

Calendrier de participation

Exercice financier 2025-2026 (Année 1) : D’ici le 9 décembre 2025

• Les fournisseurs de services de santé (en collaboration avec Santé Ontario) doivent déterminer la façon dont ils seront conformes ou prévoient de le devenir.

• Un modèle normalisé sera mis à la disposition de tous les fournisseurs de services de santé qui n’ont pas encore commencé le processus d’intégration de l’ensemble de données provinciales afin de le terminer et de le soumettre à Santé Ontario. Cela sera disponible sur le Centre de ressources de l’ensemble de données provinciales sur la santé mentale et les dépendances.
  • Remarque : Certains fournisseurs de services de santé inclus dans cette directive opérationnelle ne se considèrent pas comme des gardiens de l’information sur la santé (par exemple, ceux qui fournissent des services à faible barrière ou qui ne permettent pas d’identifier les clients) et ne sont donc pas en mesure de conclure des ententes de partage de données avec Santé Ontario. Santé Ontario facilitera les discussions sur le partenariat pour permettre à ces organisations de contribuer à l’ensemble de données provinciales.

Exercice financier 2026-2027 (Année 2) : D’ici le 9 décembre 2026

• Les fournisseurs de services de santé devront être conformes à l’une des options de soumission des données conformément à la directive opérationnelle.

Non inclus dans la présente directive opérationnelle

Les fournisseurs de services de santé mentale pour les enfants et les jeunes ne seront pas tenus de soumettre des données à Santé Ontario pour le moment. Les fournisseurs de services sélectionnés devraient commencer à soumettre des données au cours de l’exercice 2025-2026, conformément à la publication de la prochaine version de l’ensemble de données provinciales (2.0), qui comprendra une gamme élargie d’éléments de données et d’options permettant de prendre en compte une approche qui tient compte du cheminement entier d’une vie.

Les fournisseurs de services de santé autochtones ne seront pas tenus de soumettre des données à Santé Ontario pour le moment. L’engagement et la mise en œuvre devraient commencer au cours de l’exercice financier 2025-2026 et seront alignés sur le processus de gouvernance des données autochtones de Santé Ontario.

Une communication distincte concernant les exigences de soumission des données sera publiée ultérieurement pour ces fournisseurs de services de santé qui ne sont pas inclus dans cette phase de la directive opérationnelle.

Questions

Pour toute question concernant la directive opérationnelle, veuillez communiquer avec mhaddi@ontariohealth.ca.

Pour toute autre information ou demande concernant l’intégration à l’ensemble de données provinciales sur la santé mentale et la lutte contre les dépendances, veuillez visiter ou communiquer avec bous par l’intermédiaire du Centre de ressources de l’ensemble de données provinciales.

Annexe

Fournisseurs communautaires conformes/Systèmes de gestion des clients

Il existe actuellement quatre systèmes de gestion des clients et des fournisseurs qui sont conformes à l’ensemble de données provinciales.

1. CRMS (fournisseur)
   • CRMS (système de gestion des clients)
2. EMHWare Solutions Inc (fournisseur)
   • EMHWare (système de gestion des clients)
3. VitalHub Corp (fournisseur)
   • TREAT (système de gestion des clients)
   • CaseWORKS (système de gestion des clients)

Conformité de Catalyst et outils d’évaluation et de contrôle en plusieurs étapes

The Catalyst application, used to submit data to the Drug & Alcohol Treatment Information System (DATIS) for addictions programs, is not a compliant client management system and will not be made compliant.

L'application Catalyst, utilisée pour soumettre des données au système intitulé « Drogue et alcool — système d'information sur le traitement » (DASIT) pour les programmes de toxicomanie, n'est pas un système de gestion des clients conforme et ne sera pas rendue conforme. Les fournisseurs de services de santé qui utilisent Catalyst devront passer à un système conforme ou travailler avec Santé Ontario pour déterminer la meilleure façon de se conformer à la directive opérationnelle (par exemple, par le biais de partenariats avec d'autres organisations).

Les fournisseurs de services de santé qui collectent avec succès l'ensemble de données provinciales grâce à un système de gestion des clients et des fournisseurs conforme ne seront plus tenus de soumettre des données par l'intermédiaire de l'application Catalyst. Une fois qu'un fournisseur a suivi le processus de désactivation de Catalyst et a mis en place les champs requis dans son nouveau système et collecte activement ces informations pour ses clients, il peut cesser de saisir des données dans Catalyst. Si vous avez besoin d'informations sur la façon de quitter Catalyst, veuillez communiquer avec le service d’assistance Catalyst.

En plus, les outils de contrôle et d’évaluation en plusieurs étapes utilisés par les fournisseurs de services de lutte contre les dépendances et accessibles via Catalyst seront désactivés à compter du 31 mars 2025. Plus d’informations sur les pratiques de contrôle et d’évaluation pour les fournisseurs de services de lutte contre les dépendances peuvent être trouvées dans une note précédemment publiée par le Centre d’excellence pour la santé mentale et la lutte contre les dépendances.

Systèmes d’information hospitaliers

Santé Ontario est actuellement en train de tester la capacité de recevoir les données de l’ensemble des données provinciales à l’aide des systèmes d’information hospitaliers. Si les tests réussissent, les hôpitaux intéressés pourront soumettre des données en utilisant les systèmes suivants :

1. EPIC
2. MEDITECH
3. Cerner

Centres fonctionnels N’EXIGEANT PAS de numéro du Régime d’assurance-santé de l’Ontario

1. 7*50710 | Ressources médicales communes — Psychiatres
2. 7*50720 | Ressources médicales communes — Autres membres du personnel médical
3. 7*51576 | Intervention en cas de crise commune — Santé mentale
4. 7*5507610 | Promotion de la santé ou Éducation en santé mentale commune — Sensibilisation
5. 7*5507630 | Promotion de la santé ou Éducation en santé mentale commune — Femmes
6. 7*5507640 | Promotion de la santé ou Éducation en santé mentale commune — Développement communautaire
7. 7*5507810 | Promotion de la santé ou Éducation commune Sensibilisation aux drogues et aux dépendances
8. 7*5507820 | Promotion de la santé ou Éducation commune — Sensibilisation aux dépendances et aux jeux
9. 7*5507840 | Promotion de la santé ou Éducation commune Dépendances — Développement communautaire — Toxicomanie
10. 7*5517611 | Initiatives communes des consommateurs et des survivants — Aide par les pairs ou auto-assistance
11. 7*5517612 | Initiatives communes de consommateurs et des survivants — Autres options
12. 7*5517620 | Initiatives communes des consommateurs et des survivants — Initiatives familiales
13. 7*57010 | Service d’information et d’aiguillage commun — Général
14. 7*57076 | Service d’information et d’aiguillage commun — Provincial — Santé mentale
15. 7*5707811 | Service d’information et d’aiguillage commun — Provincial — Toxicomanie
16. 7*5707812 | Service d’information et d’aiguillage commun — Provincial — Dépendance au jeu
17. 7*31076 | D’autres services d’urgence -Services en santé mentale

Veuillez noter que la collecte des numéros du Régime d’assurance-santé de l’Ontario ne devrait pas constituer un obstacle à la prestation des soins. Les clients en santé mentale et en lutte contre les dépendances qui ne peuvent pas ou ne veulent pas fournir un numéro du Régime d’assurance-santé de l’Ontario associé à un centre fonctionnel ne se verront pas refuser le service. Pour plus d’informations sur la collecte des numéros du Régime d’assurance-santé de l’Ontario, veuillez consulter le Centre de ressources de l’ensemble de données provinciales

Évaluation commune des besoins en Ontario

Pour répondre à la vision du secteur de la santé mentale communautaire en matière de processus et de pratiques d’évaluation normalisés, l’évaluation commune des besoins en Ontario a été mise en œuvre dans toute la province.

Il existe trois types d’évaluations : (1) complète, (2) essentielle + individuelle, (3) essentielle. Les évaluations de type complète et essentielle sont des évaluations cliniques normalisés qui sont utilisées dans le secteur de la santé mentale communautaire et l’utilisation continue de ces évaluations est recommandée. Pour l’évaluation essentielle, il est recommandé de remplacer l’évaluation essentielle parl’ensemble de données provinciales sur la santé mentale et la lutte contre les dépendances, car les informations collectées sont similaires. De plus, en réponse aux commentaires du secteur, une nouvelle version de l’évaluation commune des besoins en Ontario (4,0) est disponible, qui aligne les champs communs de l’ensemble de données provinciales sur la santé mentale et la lutte contre les dépendances avec l’évaluation commune des besoins en Ontario afin de réduire la charge administrative de la saisie de données en double. Le personnel entrera l’information une seule fois et elle remplirait les deux ensembles de données.

Si vous avez des questions sur l’évaluation commune des besoins en Ontario dans vos organisations, veuillez visiter :

• Services de soutien et ressources pour les soins communautaires | Santé Ontario
• FAQ SUR L’ENSEMBLE DE DONNÉES PROVINCIALES ET L’ÉVALUATION COMMUNE DES BESOINS EN ONTARIO
• ou envoyez un courriel à : assessmentprogram@ontariohealth.ca

Modifications aux Ententes de responsabilisation en matière de services multisectoriels

1. Annexe B - Ensemble de données communes pour les services de santé mentale communautaires

   L’ensemble de données provinciales remplacera l’ensemble de données communes sur la santé mentale, ce qui signifie que les fournisseurs de services de santé ne seront plus tenus de recueillir ou de soumettre l’ensemble de données communes. Cela doit être reflété dans les exigences de production de rapports dans les ententes de responsabilisation en matière de services multisectoriels.

2. Annexe B - Drogue et alcool — système d’information sur le traitement

   L’ensemble de données provinciales remplacera le système « Drogue et alcool — système d’information sur le traitement » (DASIT). Cela se reflète dans les exigences de production de rapports dans le cadre des ententes de responsabilisation en matière de services multisectoriels. Une fois qu’un fournisseur a suivi le processus de désactivation de Catalyst et a mis en place les champs requis dans son nouveau système et collecte activement ces informations pour ses clients, il peut cesser de saisir des données dans Catalyst.

Soutien sectoriel

Plusieurs ressources, outils et soutiens des parties prenantes sont en place pour aider les fournisseurs de services de santé à soumettre l’ensemble de données provinciales conformément à la directive opérationnelle.

Ressources

• Un financement ponctuel pour soutenir les migrations de systèmes de gestion des clients a été mis à disposition au cours de cet exercice et un appel à manifestations d’intérêt a été publié en septembre 2024. Toutes les futures possibilités de financement seront mises à la disposition de tous les fournisseurs de services de santé intéressés et admissibles et peuvent être trouvées sur la page du Centre de ressources de l’ensemble de données provinciales.

• Des lecteurs de cartes du Régime d’assurance-santé de l’Ontario sont disponibles pour faciliter la collecte des numéros du Régime d’assurance-santé de l’Ontario des clients. Les fournisseurs communautaires de services de santé mentale et de lutte contre les dépendances qui souhaitent mettre en œuvre l’ensemble de données provinciales peuvent envoyer un courriel à : PDS_support@ontario.cmha.ca pour obtenir plus d’informations sur les lecteurs de cartes.

Soutiens provinciaux

• Tous les fournisseurs de services de santé seront soutenus tout au long du processus d’intégration par un gestionnaire de cas. Les gestionnaires de cas fourniront ce qui suit :
  • Fournir des séances d’information pour les fournisseurs de services de santé sur l’ensemble de données provinciales et répondre aux questions sur la façon de commencer;
  • Offrir un soutien à la coordination pour toute la documentation nécessaire, les ententes légales et l’accès aux ressources;
  • Mettre les fournisseurs à jour en ce qui a trait à l’état afin de s’assurer que l’intégration est sur la bonne voie;
  • Répondre aux questions avant, pendant et après l’intégration;
  • Travailler en étroite collaboration avec des fournisseurs conformes pour prendre en charge et escalader les problèmes techniques et les questions.
• Le Centre d’excellence pour la santé mentale et la lutte contre les dépendances abrite le Centre de ressources de l’ensemble de données provinciales sur la santé mentale et les dépendances, qui comprend des outils et des ressources provinciaux pour soutenir l’intégration, tels que le dictionnaire de données technique et convivial, les questions fréquemment posées et un outil de cartographie de l’ensemble de données provinciales.
• Un groupe de référence de données est disponible pour soutenir la validation des données et la création de ressources provinciales sur la qualité des données. Ce groupe est destiné aux fournisseurs de services de santé qui soumettent des données à l’ensemble de données provinciales sur la santé mentale et les dépendances depuis au moins trois mois. Les fournisseurs de services de santé intéressés peuvent envoyer un courriel à : mhaddi@ontariohealth.ca.

Champions des données et communautés de pratique

Les principaux intervenants du système agissent en tant que « champions des données » pour aider à soutenir l’adoption locale de l’ensemble de données provinciales sur la santé mentale et la lutte contre les dépendances, qui comprend :

• Des partenaires en santé mentale (pour les organisations utilisant un système d’information hospitalier).
  • Pour plus d’informations, veuillez envoyer un courriel à : PDS-Support@theroyal.ca
• Addictions & Mental Health Ontario (AMHO) (Dépendances et santé mentale Ontario)
  • Pour plus d’informations, veuillez envoyer un courriel à :pds@amho.ca
• Association canadienne pour la santé mentale de l’Ontario (CMHA Ontario)
  • Pour plus d’informations, veuillez envoyer un courriel à : PDS_support@ontario.cmha.ca

Les champions des données organiseront trois communautés de pratique propres aux fournisseurs et une communauté de pratique générale pour soutenir la mise en œuvre des ensembles de données provinciales tous les vendredis de 12 h à 13 h (HNE) jusqu’en mars 2025. Les fournisseurs de services de santé intéressés peuvent s’inscrire en utilisant les liens suivants :

1. Séance 1 (premier vendredi du mois) : CRMS
2. Séance 2 (deuxième vendredi du mois) : Treat and CaseWORKS
3. Séance 3 (troisième vendredi du mois) : EMHware
4. Séance 4 (quatrième vendredi du mois) : Les organisations qui utilisent un système de gestion des clients ne peuvent pas assister à une séance propre à un fournisseur ou avoir des questions générales sur la mise en œuvre de l’ensemble de données provinciales.

Avez-vous besoin de ces renseignements dans un format accessible? 1-877-280-8538, ATS 1-800-855-0511, info@ontariohealth.ca. Document available in English, please contact info@ontariohealth.ca